Пенсійний фонд не встигає своєчасно оцифрувати всі трудові книжки українців. Що робити

Через значне збільшення навантаження Пенсійний фонд України не справляється з оцифруванням трудових книжок населення в особистих кабінетах людей на порталі електронних послуг ПФУ, відповідні заявки громадян можуть опрацьовуватися по три місяці й навіть більше, й особиста явка людини не прискорить розгляд документів.

Про це "Телеграфу" повідомили на гарячій лінії Пенсійного фонду (0-800-503-753), пояснивши поточний принцип роботи ПФУ.

"Навантаження на наш портал електронних послуг значно збільшилося, ми не встигаємо своєчасно обробляти звернення громадян. Заявки людей про оформлення скан-копій трудової книжки можуть оброблятися один-два-три й навіть більше місяців. Крайнього терміну немає. Просто час від часу переглядайте на порталі, як відбувається розгляд внесених документів", — пояснила "Телеграфу" консультант ПФУ Людмила.

Вона не змогла навіть приблизно назвати граничного терміну розгляду заявок, поданих у квітні 2026 року. У "Телеграфу" є дані про звернення № 231502 від 2 квітня до Головного управління ПФУ в м. Києві, яке не було розглянуто протягом двох місяців.

Водночас навіть за таких умов в Пенсійному фонді не радять ходити в районні управлення ПФУ та стояти там в довжелезних чергах.

"Щоб ви розуміли: працівники Пенсійного фонду на місцях вносять дані оцифрованих трудових до цього ж електронного порталу. А там ваша відповідна заявка вже є. Скасувати її та залити дані наново неможливо — не передбачено процедурою. Так само, як і додати додаткові дані, приміром, скан диплома до трудової книжки. Щось додавати чи уточнювати можна тільки після опрацювання першого звернення. Так працює портал. Ми нічого не зможемо з цим зробити. Тож лишається тільки чекати розгляду вже внесених документів", — підкреслила пані Людмила.

Консультант пояснила: якщо людина внесла документи на портал ПФУ в граничні терміни, а там не встигли їх своєчасно розглянути, це не вважатимуть простроченням.

"Якщо ви внесли документи до 10 червня 2026 року, але їх ще не розглянув Пенсійний фонд, не вважатиметься, що ви щось порушили. Ні. Ви все зробили своєчасно. Далі триватиме обробка наданих документів", — уточнила консультант ПФУ Людмила.

Згідно з офіційним роз’ясненням самого Пенсійного фонду, розгляд звернень громадян до ПФУ має відбуватися протягом 30—45 днів із моменту подання. Що, як видно, буде порушено.

"Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівництво відповідного органу встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляє особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін розгляду не може перевищувати 45 днів", — йдеться у роз’ясненні Пенсійного фонду від 17 березня 2025 року.

Найбільше в оцифруванні трудових зацікавлені особи зі стажем до 2004 року, повних даних про який немає в цифрових реєстрах.

Нагадаємо, що процес оцифрування трудових книжок відбувається згідно з законом №1217-IX, яким затверджений відповідний 5-річний перехідний період для переведення трудових в електронний формат. Перехідний період триває до 10 червня 2026 року. Після цієї дати облік трудової діяльності здійснюється виключно через електронний реєстр ПФУ, тобто має завершитися перехід із паперових носіїв на електронні.

Це не значить, що паперові трудові книжки скасовують. Їх і надалі будуть оформлювати та вести роботодавці. А ще люди й після 10 червня зможуть підтвердити свій стаж через ці трудові. Але виникають ризики з підтвердженням старого стажу до 2004 року. У разі втрати або пошкодження паперового документа підтвердження цього стажу (до 2004 року) вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення, про що пише в роз’ясненні сам ПФУ.

Процес оцифрування можна здійснити через роботодавця чи самостійно. Ходити у відділення ПФУ не обов’язково, все можна зробити на порталі електронних послуг. Та, як видно, обробки даних доведеться чекати необмежений час.

Як провести оцифрування на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України:

• Відскануйте або сфотографуйте всі заповнені сторінки трудової книжки. Включно з вкладками та сторінками зі змінами прізвища, якщо такі є. Файли мають бути у форматі PDF або JPEG, розміром до 1 Мб кожен. Також підготуйте копії інших документів про стаж: диплом, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини (для жінок, як, які були в декреті). На порталі ПФУ, натисніть "Вхід" і авторизуйтесь за допомогою свого кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
• В меню зліва оберіть розділ "Комунікації з ПФУ", і натисніть на вкладку "Відомості про трудові відносини". Ім’я та податковий номер система підтягне автоматично, заповніть дані та дозволи та надайте згоду на передачу й обробку ваших персональних даних.
• У блоці "Скан-копії документів" по черзі завантажте всі підготовлені файли у хронологічному порядку. Підпишіть та відправте.

Результати перевірки та опрацювання вашої заяви можна відстежувати в особистому кабінеті в розділі "Мої звернення".

Додавати нові документи система дозволить тільки після обробки першого звернення. Чергу зі звернень сформувати не вийде.